SAP-os könyvelőiroda CFO-knak: FI / CO / AA, S/4HANA-val is

Minden hónap 15-én ugyanaz a kérdés éjjel: meglesz-e a zárás a csoport felé időben?

A könyvelője egy másik rendszerben dolgozik, mint amiben a cég. Hónap végén exportálnak, áttöltenek, visszaegyeztetnek. És minden hónapban van egy pont, amikor Ön azt magyarázza az anyacégnek, miért késik megint a havi zárás. Mi az Ön SAP-jába megyünk be saját felhasználóval, FI, CO, AA. Export-import lépés nincs, mert nincs hova kilépni.

Kérek egy 45 perces SAP-átvilágítást Mit kockáztatok, ha váltok?
S/4HANA + ECC Mindkét verzió
FI / CO / AA Modul-tapasztalat
5 Mrd Ft Árbevételű ügyfelek
26+ év Vállalati könyvelés

Két rendszer között dolgozni nem szervezési kérdés. Audit-kockázat.

A könyvelő egy magyar rendszerben viszi a főkönyvet (RLB, Forint Soft, Kulcs-Soft, Novitax). Önök SAP-ban élnek. Minden export-import egy potenciális elszámolási különbség, amit valakinek le kell könyvelnie utólag a főkönyvben. Egy belső audit első kérdése pont ez: „miért nem ugyanaz a szám a két rendszerben?". Ha jól dolgozik a könyvelője, általában van rá válasza. De Ön akkor is fizet érte: a saját idejével.

Nincs hova kilépni az adatainkkal

A meglévő rendszerükben dolgozunk, saját SAP-felhasználóval. Főkönyv, vevők, szállítók, tárgyi eszközök egy adatbázisban. Nincs export, nincs „elveszett a mapping a két rendszer között" típusú kifogás.

A NAV és a csoport ugyanabból a könyvelésből kapja meg, amit kér

Hídszámlatükröt vezetünk a magyar számviteli törvény és a csoport-számlatükör (IFRS, helyi) között. Ugyanazokból a tételekből készül a magyar áfa-bevallás és a csoport-riport. Két verzió, egy igazság.

A CO-modul már nem csak a controlleré, hanem ott van a könyvelésben

Költséghely, költségviselő, belső megrendelés szerint könyvelünk eleve. A vezetői riport és a csoport-controlling közvetlenül ugyanabból az adatból dolgozik. Nincs Excel-szivatás a két részleg között.

A NAV-bevallás adata az SAP-ból jön, nem külön könyvelésből

Online számla, M-lap, áfa, társasági adó, helyi adók — az alapadat mind az SAP-tételekből. Magát a bevallást a NAV rendszerében adjuk be, de Önöknek nem kell párhuzamos könyvelést futtatniuk a magyar megfeleltetéshez. NAV-vizsgálatra előre felkészítjük az ügyfelet.

A 6. munkanap nem rajtunk fog csúszni

Ha az anyacég a 6. munkanapra kéri a havi adatokat, akkor a 6. munkanapon ott van. Évvégi gyorszárás rendszerből megy, nem éjszakázásból. Ezt szerződésben is vállaljuk.

S/4HANA-migráció? Akkor jó kéznek lenni mellette

ECC → S/4HANA váltás esetén a számlatükör-átstrukturálás és a nyitó tételek átemelése a könyvelésen áll vagy bukik. Nem konzultáns kell hozzá, hanem könyvelő, aki érti, hogy egy AA-tétel S/4HANA-ban másként viselkedik.

Hogy néz ki egy átadás-átvétel?

Az ügyfeleink nagy része váltás miatt jön: a régi könyvelő nem fér hozzá az SAP-hoz, vagy a belső csapatból kiesett valaki. A folyamat ugyanaz.

1

Felmérés (1 hét)

Megnézzük az SAP-rendszert, a számlatükröt, a havi zárási folyamatot, és hogy melyik feladat hol áll most. Konkrét ajánlatot adunk: mit veszünk át, mennyiért, milyen határidőre.

2

Jogosultságok és tesztidőszak (2–3 hét)

SAP-felhasználót kapunk, és a meglévő csapat mellett dolgozunk párhuzamosan. Az első hónap zárását még közösen csináljuk, hogy a csoport-riport ne csússzon.

3

Önálló átvétel (1–2 hónap)

A második hónap végén már mi visszük a teljes havi zárást. Az ügyfélnek egy kapcsolattartó dolgozik a számlákkal, áfával, fizetésekkel, egy szám, akit fel lehet hívni.

4

Folyamatos működés

Havi zárás a csoport határidejére, negyedéves és éves zárás, NAV-bevallások, ad-hoc lekérdezések. Évente egyszer közösen átnézzük a számlatükröt és a folyamatot, kell-e változtatni.

SAP-jogosultság: pontosan annyi, amennyi a könyveléshez kell

Külső felhasználót beengedni az SAP-ba IT-biztonsági kérdés. A jogosultság-kérés nálunk dokumentált, modul- és tranzakciókód-szinten lekorlátozott. A csoport biztonsági előírásait átvesszük, nem felülírjuk.

Display + posting, modulra szabva

FI, CO, AA tranzakciókódokra korlátozott jogosultság. Rendszergazdai (Basis) feladatokat nem végzünk, és SAP_ALL jogosultságot sem kérünk, sem nem fogadunk el.

Saját felhasználó: minden tételünk visszakövethető

Nem közös felhasználó, nem service account. A csoport-auditor és a NAV is látja, melyik tételt mikor és melyik kollégánk könyvelte. Audit trail rendszerből, nem Excel-listából.

Auditor display-only hozzáférés

Ha a csoport ellenőre be akar nézni, mit csináltunk, kap egy display-only felhasználót. Papíros átadás-átvétel nélkül lát mindent rendszerből.

Jogosultsági profil dokumentálva

A kért tranzakciókódok és szerepkörök listája az átvételi szerződéshez csatolva. Ha az ügyfél ISO 27001 vagy SOC 2 megfelelést követ, abba beleilleszkedünk.

Mire vállaljuk és mire nem

Tiszta hatókör kerek havi árért. A nem-vállalt tételek nagyrészt külön projektben mehetnek, nem azért, mert nem csináljuk meg, hanem mert nem havi szerződéses keretben.

Bevállaljuk havi szerződésben

  • ECC 6.0, S/4HANA on-prem és Private Cloud
  • FI, CO, AA modulok könyvelési feladatai
  • Magyar számviteli megfeleltetés (hídszámlatükör)
  • Havi zárás a csoport határidejére, csoport-riport (IFRS, helyi)
  • NAV-bevallások SAP-tételekből (áfa, M-lap, társasági adó, helyi adók)
  • NAV-vizsgálat előkészítése, dokumentáció szállítása
  • Részleges átvétel (pl. csak AR vagy csak AP)
  • Belső kontroller / SSC mellett együttműködésben

Külön projektben, vagy nem vállaljuk

  • SAP Business One — más szakértelem
  • Erősen testreszabott ABAP-rendszerek instabil migrációs fázisban
  • Rendszergazdai (Basis) feladatok és SAP_ALL jogosultság
  • HCM és MM/SD modulok kezelése (interfészen olvasunk, de nem dolgozunk benne)
  • IFRS első bevezetés / konverziós projekt — külön ajánlat
  • S/4HANA implementáció vagy nagyobb verzióváltás — projekt-szerződés
  • Külföldi adójog (csak magyar)

Hogyan árazódik?

Nem létszámdíjas. Három tényezős: (a) havi tranzakciószám, (b) aktívan használt modulok száma, (c) riportszint a csoport felé. A 45 perces felmérés után konkrét havidíjat adunk. Eseti tételek (NAV-vizsgálat, év-zárás projekt, S/4HANA migráció) külön áron, előre lefixálva.

Miért hozzánk forduljon?

SAP-os könyvelőiroda Magyarországon kevés van. Aki azt mondja, hogy „dolgozunk SAP-pal", az gyakran azt jelenti, hogy „kérünk exportot". Mi nem.

Az SAP a mi munkaeszközünk, nem az ügyfél által ránk bízott rendszer

Saját SAP-felhasználóval dolgozunk az ügyfél rendszerében. Nem mintát kérünk, nem exportot várunk: bemegyünk és könyvelünk. Aki egyszer látott egy „küldjétek el a tételeket Excelben" típusú csapatot, érti a különbséget.

5 milliárd forint árbevételű cég nem első SAP-ügyfelünk

Olyan kontroll- és riportkörnyezetekben dolgoztunk már be magunkat, ahol a hiba nem a következő hónapban derül ki, hanem ugyanabban a hétben. A folyamatok ott vannak rendszerben. Önön nem fognak gyakorolni.

A csoportnak és a NAV-nak ugyanaz a kapcsolattartója

A csoport IFRS-jelentését és a NAV-elvárást egy csapat kezeli. A hídat magunk építjük, magunk magyarázzuk el. Ha a csoport-auditor kérdez, az átvevő dokumentációt mi adjuk át, nem Ön keresi.

A controlling már beleszámol, ha minket választ

Az SAP CO-modul nálunk nem külön szerződéses tétel. Ha a könyvelést mi visszük, a vezetői riportok onnan jönnek: egy csapat, egy adatbázis, egy felelős. Nem fog két szolgáltatóval egyeztetni a havi zárás előtt.

A következő zárás már nem akkor kezdődik, amikor mi belépünk.

Tartunk egy 45 perces online meetinget. Megnézzük az SAP-rendszerét, a havi zárási folyamatot, és hogy hol csúszik most. Pontosan annyit, hogy meg tudja ítélni, érdemes-e tovább beszélni. Nem kell rendszergazdát behívni, nem kell előzetes anyagot küldeni. Ha mégis csak a saját helyzetét akarja kívülről hallani, az is elég ok rá, hogy ránk szánjon háromnegyed órát.

Kérek egy 45 perces SAP-átvilágítást

Gyakori kérdések — SAP könyvelés

A legtöbb magyar könyvelőiroda saját rendszerben dolgozik (RLB, Forint Soft, Kulcs-Soft), és exportban kéri az adatokat. SAP-on dolgozó cégeknél ez kétszer annyi munka és kétszer annyi hibalehetőség. Mi az ügyfél SAP-jában dolgozunk közvetlenül, így a csoport-riport és a magyar adóbevallás ugyanabból az adatbázisból megy ki.
FI (Financial Accounting): főkönyv, vevők, szállítók, tárgyi eszközök, banki tételek. CO (Controlling): költséghely, költségviselő, belső megrendelés, fedezetszámítás. AA (Asset Accounting): tárgyieszköz-nyilvántartás. MM és SD-oldali interfészeket is olvasunk, ha onnan jön a számlázás.
Nem csak SAP. Az ügyfeleink többsége SAP-os, de más vállalatirányítási rendszerben is ugyanígy dolgozunk: bemegyünk a meglévő rendszerbe és ott könyvelünk, export-import nélkül. Microsoft Dynamics NAV-ban (régebbi nevén Navision) és a Dynamics 365 Business Central-ban is van tapasztalatunk. Ez az oldal az SAP-ról szól, mert ott a legnagyobb a kereslet, de ha más ERP-rendszert használ, ugyanez a logika érvényes.
Igen, mind az S/4HANA-t, mind a régebbi ECC 6.0-t használjuk. A migrációs projektekben (ECC → S/4HANA) is rendszeresen részt veszünk könyvelési oldalon. A számlatükör átstrukturálása és a régi tételek migrálása nem triviális, és többször elcsúszik, ha nincs mellette könyvelő.
Akár a teljes pénzügyi területet (főkönyv, vevők, szállítók, bér-interfész, áfa, zárás), akár csak egy részét. Tipikus, hogy csak a kintlévőség-kezelést vagy csak a szállítói számlafeldolgozást vesszük át. Sok ügyfelünknél részben dolgozunk a kontrollerrel együtt, ezért tudjuk, hol kell elválasztani a felelősséget.
A csoportoknak általában saját számlatükre van (IFRS vagy egyéni). A magyar számviteli törvény viszont saját számlaszerkezetet ír elő. Hídszámlatükröt vezetünk, ami automatikusan átfordítja a tételeket a magyar struktúrára, így a NAV felé menő bevallások és a csoport-riport ugyanabból a könyvelésből készül.
Egy átlagos átadás-átvétel 4–8 hét: az első hetekben kiosztják az SAP-jogosultságot és átadják a folyamatokat, közben már párhuzamosan dolgozunk az előző csapattal. A második hónap végén már önállóan visszük a havi zárást. Új SAP-bevezetésnél (migrációs projektnél) a projekt hossza 3–6 hónap.
Display jogosultság az alap az átvétel első hetében: csak látunk, nem könyvelünk. A második héten a könyveléshez szükséges posting jogosultságot kapjuk meg, modul- és tranzakciókód-szinten lekorlátozva (FI, CO, AA, AR, AP). SAP_ALL-t és basis-jogosultságot nem kérünk. A könyvelt tételek mind a saját felhasználónk alatt mennek, így a csoport-auditor felé teljes audit trail van minden tételünkre. Ha sürgősség miatt új tranzakciókód kell, előre egyeztetünk az SAP-csapattal.
Tipikus átvétel-probléma. Az SAP-tételek ott vannak a rendszerben, függetlenül attól, hogy a régi könyvelő mit ad át. A rekonstrukciót az SAP-ból csináljuk meg, nem hiányzó papírokból. A magyar adóbevallások és a könyvelési politika dokumentációját külön kérjük, és ha hiányoznak, írásbeli rögzítéssel pótoljuk az átvétel első 4 hetében. Ha jogi vita van a régi szolgáltatóval, az ügyfél jogászával koordinálunk, de a havi zárás és a NAV-bevallás határidőre megy.
Igen, az SAP-os ügyfeleink kétharmadánál dolgozik velünk párhuzamosan belső controller vagy Shared Service Center. A felelősségmegosztást írásban rögzítjük: ki visz mit (pl. AP a SSC-nél, AR és főkönyv nálunk), ki hagyja jóvá a havi zárást, milyen SLA-val. SSC-jelentésekhez (KPI, határidők) az adatainkat rendszeresen szállítjuk a megadott formátumban.
A 45 perces felmérésre nem kell külön anyagot küldeni, a meeting elején együtt megnézzük az SAP-rendszert. Ha mégis előre szeretne készülni: csoport-számlatükör, magyar számlatükör (ha külön van), legutolsó havi zárás riportja, és a jelenlegi könyvelési határidők. Ennyi elég. Részletes átvilágítás csak akkor, ha továbbmegyünk.
Nem vállalunk teljes havi szerződéses átvételt: (1) erősen testreszabott ABAP-fejlesztésű rendszereken, ha az egyedi kód cseréje még folyamatban van (instabil környezet); (2) SAP Business One-on (más szakértelem); (3) ahol az ügyfél nem tud display+posting jogosultságot biztosítani külső felhasználónak (banki, állami szektorban néha); (4) ha egyedül a CO-modul kell, könyvelés nélkül — ezt projektben csináljuk, nem havi szerződésben.
Nem létszámdíjas (mint a kis-KKV könyvelés), hanem három tényezős: (a) havi tranzakciómennyiség (szállítói számlák, banki tételek, AR-tételek száma), (b) hány modullal dolgozunk (FI önmagában olcsóbb, mint FI+CO+AA), (c) milyen riportszintet kér a csoport (havi zárás más, mint negyedéves IFRS-egyeztetés). A 45 perces felmérés után konkrét havidíjat adunk. Eseti tételek (NAV-vizsgálat, év-zárás projekt, S/4HANA migráció) külön áron, előre lefixálva.

Kapcsolódó szolgáltatások

Az SAP-os ügyfeleink többségénél a controlling és az IFRS-jelentés is nálunk fut.

REFA controlling Vezetői riport és KPI-rendszer közvetlenül az SAP CO-moduljából. Fejlesztési adókedvezmény Beruházáshoz akár 80% TAO-megtakarítás. Az SAP-tételekből nyomon követhető. Minden szolgáltatás Könyvelés, bérszámfejtés, adótanácsadás, IFRS — egy helyen.