Az adóellenőrzésről szóló értesítő a legtöbb cégvezetőnél ugyanazt a reakciót váltja ki: végigfut a fejében, hol lehet gond. Ez a reakció önmagában hasznos információ. Ha van olyan pont, ami eszébe jut, azt jobb előbb rendezni, mint később magyarázni.
Ez a cikk arról szól, mit néz meg egy ellenőrzés, mit tegyen, ha megérkezik az értesítő, és főleg arról, mit érdemes megcsinálni még azelőtt.
Miért pont az Ön cége?
Az ellenőrzés nem feltétlenül gyanú. A kiválasztás jelentős része kockázatelemzés alapján, automatizáltan történik: az adóhatóság összeveti az adatszolgáltatásokat, és eltéréseket keres.
Néhány tipikus kiváltó ok: a partnerek adatszolgáltatása nem egyezik a bevallottal, az ágazati átlagtól tartósan eltérő adatok, sok vagy rendszeres önellenőrzés, tartós veszteség növekvő árbevétel mellett, gyakori áfa-visszaigénylés, vagy egy olyan partner, akinél épp ellenőrzés zajlik.
Az utolsó pont azért fontos, mert erről nem tehet. A partnere problémája az Ön kapcsolódó ügyleteit is vizsgálat alá vonhatja.
Mit néz meg a revizor?
Nagyjából kiszámítható, hol keres. A gyakorlatban ezek a visszatérő pontok:
Áfa-levonási jog. Itt keletkezik a legtöbb megállapítás. A kérdés nem csak az, hogy megvan-e a számla, hanem az is, hogy a gazdasági esemény valóban megtörtént-e, és a számla tartalmilag hiteles-e. Ehhez a számla mellé kell a szerződés, a teljesítésigazolás, a levelezés, a szállítólevél.
Költségek üzleti célja. Minden elszámolt költségnél az a kérdés, hogyan szolgálja a bevételszerzést. A gépjárműhasználat, a reprezentáció, a telefon és a home office tipikus vizsgálati pont.
Készletek és leltár. A nyilvántartás és a tényleges készlet eltérése magyarázatot igényel.
Bérek és jogviszonyok. A megbízási és a munkaviszony elhatárolása, a tagi jogviszony és a személyes közreműködés kezelése.
Külföldi ügyletek. A közösségi ügyletek igazolása, a fordított adózás alkalmazása, a szolgáltatás teljesítési helye. Ha van nemzetközi vonatkozás, erre külön fel kell készülni.
Pénztár. Apróságnak tűnik, mégis az egyik első kérdés. Az irreálisan magas pénztáregyenleg önmagában is felkelti a figyelmet.
Mit tegyen, ha megérkezik az értesítő?
Először: ne kezdjen el dokumentumokat gyártani. Az utólag készített, visszadátumozott irat súlyosabb probléma, mint a hiányzó irat.
Utána, sorrendben:
- Szóljon a könyvelőjének még aznap. Az ellenőrzés a könyvelővel együtt kezelhető, és a határidők azonnal ketyegnek. Elképzelhető, hogy ő már látja az értesítőt, de erre ne alapozzon.
- Nézze meg pontosan, mire terjed ki. Melyik adónem, melyik időszak, milyen típusú ellenőrzés. Ez határozza meg, mit kell előkészíteni.
- Adjon meghatalmazást. Így a szakmai egyeztetést a könyvelő vagy az adószakértő viszi, és nem Önnek kell fejből válaszolnia.
- Gyűjtse össze az iratokat az adott időszakra. Számlák, szerződések, teljesítésigazolások, banki kivonatok, szállítólevelek.
- Nézze át, van-e ismert gyenge pont. Ha van, arra készüljön fel magyarázattal és dokumentummal.
Nálunk ez rendszerint fordítva történik. Az értesítő a cégkapura érkezik, egyéni vállalkozónál az ügyfélkapus tárhelyre, és a meghatalmazás miatt mi is látjuk. A legtöbb cégvezető hetente egyszer néz rá a tárhelyére, mi viszont naponta többször: a beérkező üzeneteket egy erre szolgáló rendszer automatikusan figyeli, és van egy kollégánk, aki végig is megy rajtuk. Így az ellenőrzésről általában mi szólunk az ügyfélnek, jellemzően a beérkezés napján.
Az önellenőrzés ablaka
Ez a cikk legfontosabb gyakorlati része. Ha maga fedez fel hibát, önellenőrzéssel javíthatja, és ez lényegesen kedvezőbb, mint ha az ellenőrzés tárja fel.
A kulcs az időzítés: az önellenőrzésre az ellenőrzés megkezdéséig van lehetőség. Ha az értesítő megérkezett, de az ellenőrzés még nem indult meg, érdemes azonnal átnézni a kockázatos időszakot a könyvelőjével.
Ez az a néhány nap, amikor a legtöbbet lehet nyerni, és amit a legtöbben átalszanak.
Hogyan viselkedjen az eljárás alatt?
Válaszoljon határidőre. A késedelem mulasztási bírságot vonhat maga után, és rontja a benyomást.
Csak azt adja át, amit kérnek. A készséges túlteljesítés, amikor valaki „inkább mindent" átad, új kérdéseket nyit.
Ne találgasson. Ha egy kérdésre nem tudja a választ, az a helyes válasz, hogy utánanéz és határidőre visszatér rá.
Mindent írásban. A szóbeli egyeztetésekről készüljön feljegyzés.
A jegyzőkönyvre lehet észrevételt tenni. Ez nem formalitás: a megállapítások egy része ilyenkor még korrigálható. Ne írja alá gondolkodás nélkül.
Amit előre érdemes rendbe tenni
A legjobb felkészülés az, ami az értesítő előtt történik. Egy adó-átvilágítás pontosan azokat a pontokat keresi, amiket egy revizor is keresne.
Amit ilyenkor átnézünk: az áfa-levonások dokumentáltsága, a nagyobb költségtételek üzleti célja, a szerződések és teljesítésigazolások megléte, a jogviszonyok besorolása, a pénztár és a folyószámlák rendezettsége, valamint az elévülési időn belüli időszakok gyenge pontjai.
Amit találunk, azt addig lehet rendezni, amíg olcsó. Egy önellenőrzés költsége nagyságrendekkel kisebb, mint egy megállapítás adóhiánnyal, bírsággal és pótlékkal.
A három leggyakoribb hiba
A dokumentum csak a számla. A számla a bizonyítás kezdete, nem a vége. Nagyobb tételeknél a szerződés és a teljesítés igazolása legalább annyira számít.
A magán és a céges keveredik. A közös bankkártya-használat, az elkülönítetlen tételek nehezen magyarázhatók, és rossz benyomást keltenek az egész anyagra.
A könyvelő későn tudja meg. Sok cégvezető először maga próbál rendezni, és csak akkor szól, amikor már nyilatkozott valamit. Ekkor a mozgástér már szűkebb.
Végül
Az ellenőrzés akkor nyugodt, ha nincs benne meglepetés. Ez nem szerencse kérdése: azon múlik, hogy valaki átnézte-e a kockázatos pontokat, mielőtt a revizor rákérdezett.
Ha most kapott értesítőt, vagy egyszerűen tudni szeretné, hol áll a cége, foglaljon egy időpontot. Átnézzük a kockázatos pontokat, és megmondjuk, mit érdemes még az ellenőrzés megkezdése előtt rendezni.
