Az év vége a könyvelésben nem december 31-én kezdődik. Aki akkor kezd el gondolkodni rajta, az már csak adminisztrál. A döntések, amikkel pénzt lehetett volna spórolni, addigra vagy megszülettek, vagy elmaradtak.
Ez a checklist azt szedi össze, mit érdemes hónapról hónapra elintézni, és külön jelöli azt a néhány tételt, amit január 1. után már nem lehet pótolni. Kkv-kra és egyéni vállalkozókra írtuk, magyar adózási környezetben.
Október: a döntések hónapja
Ilyenkor még van mozgástér. Amit most eldönt, azt még be lehet építeni az évbe.
Nézze meg az évközi eredményt. Nem a bankszámlát, hanem a főkönyvet. Ha az év háromnegyede lezárult, jó közelítéssel látszik, hol fog kijönni az adóalap. Innentől lehet tervezni.
Beszéljen a könyvelőjével a várható adóról. Ez az az egy beszélgetés, ami a legtöbbet hozza az egész évben. Ha decemberben derül ki a társasági adó nagysága, akkor már csak tudomásul lehet venni.
Döntsön a tervezett beruházásokról. Ha van olyan gép, jármű vagy eszköz, amit jövőre venne, számolják végig, mikor kedvezőbb aktiválni. Nagyobb beruházásnál érdemes megnézni, szóba jöhet-e a fejlesztési adókedvezmény. Annak vannak előzetes bejelentési feltételei, amiket a beruházás megkezdése előtt kell teljesíteni.
Vegye elő a kintlévőségeket. A behajthatatlan követelés leírásának feltételei vannak, és a dokumentálást nem lehet visszamenőleg pótolni. Ha van reménytelen tétel, most kell elkezdeni a lépéseket.
November: az előkészítés hónapja
Egyeztessen a partnerekkel. A vevői és szállítói folyószámlák egyeztetése novemberben még nyugodt tempóban megy. Decemberben mindenki ezt csinálja, és nem veszi fel a telefont.
Készítse elő a leltárt. A leltározás nem opcionális, és nem lehet január közepén, emlékezetből. Készletet vezető cégnél ez a legnagyobb év végi munka: ütemterv, felelősök, leltárív.
Nézze át a tárgyi eszközöket. Van-e olyan eszköz a nyilvántartásban, ami fizikailag már nincs meg vagy használhatatlan? A selejtezésnek dokumentuma van, és az évben kell megtörténnie.
Cafetéria és béren kívüli juttatások. Ha van keret, ami nem fogyott el, most kell dönteni a felhasználásáról. Januárban a tavalyi keret már nem él.
Osztalékdöntés előkészítése. Ha osztalékot tervez, a szabályokat és az időzítést előre érdemes átnézni, mert az adóterhelés és a kifizethetőség több feltételtől függ.
December: a határidők hónapja
Adóelőleg december 20-ig. A negyedéves előlegfizetésre kötelezett cégeknek az utolsó negyedévi társaságiadó-előleget december 20-ig kell megfizetniük. A korábbi feltöltési kötelezettség (adóelőleg-kiegészítés) a társasági adóban és az iparűzési adóban már évek óta nem él, a legtöbb kkv-t tehát nem érinti. Ha bizonytalan benne, hogy az Ön cégére mi vonatkozik, kérdezze meg a könyvelőjét.
Fordulónapi leltár. A készlet, a pénztár és a bankegyenlegek rögzítése a fordulónapon. Ha nincs folyamatos mennyiségi nyilvántartás, ez tényleges számlálást jelent. A pénztár-egyeztetés apróságnak tűnik, de ellenőrzésnél az egyik első kérdés.
Számlázás lezárása. Minden teljesítést, ami az évhez tartozik, ki kell számlázni. A későn kiállított számla átcsúszik a következő évbe, és felborítja mindkét év képét.
Szerződések átnézése. Év fordulóján kell dönteni a hosszabbításokról és az indexálásokról. Az adózási forma váltásának határidőit külön szedtük össze lentebb, mert nem egyformák.
Szabadságok rendezése. A ki nem vett szabadság kezelése munkajogi és költségvetési kérdés is egyszerre.
Adózási formák váltása: mit meddig kell bejelenteni?
A leggyakoribb félreértés, hogy minden adózási döntést december 31-ig kell meghozni. Nem így van, és a határidők elvétése drágább, mint maga a döntés.
| Mit | Meddig | Mikortól él |
|---|---|---|
| Átalányadózás választása (egyéni vállalkozó) | a megelőző évről szóló szja-bevallásban, május 20-ig | a tárgyév január 1-jétől |
| KIVA választása | év közben bármikor bejelenthető | a bejelentést követő hónap első napjától |
| KIVA-ból kilépés | december 1–20. között, jogvesztő | a következő évtől |
| Alanyi áfamentesség választása | december 31-ig | a következő évtől |
A KIVA-ból való kilépés az, amit a legkönnyebb elmulasztani: húsz nap az egész évben, és nincs rá pótlási lehetőség.
Amit januárban már nem lehet pótolni
Ez a rövid lista a cikk lényege. Ezek nem csúsztathatók:
- A fordulónapi leltár. Ami december 31-én a raktárban volt, azt január 20-án nem lehet rekonstruálni.
- Az adott évhez tartozó számlázás. A teljesítés dátuma dönt, nem a kiállításé.
- A cafetéria-keret felhasználása. Az éves keret nem vihető át.
- A december 20-i adóelőleg, ha negyedéves előlegfizető. A határidő elmulasztása szankcióval jár.
- A KIVA-ból való kilépés bejelentése, ha jövőre már nem abban adózna. Csak december 1. és 20. között lehet.
- A beruházás megkezdése előtti bejelentések, ha adókedvezményt szeretne rá.
- A selejtezés dokumentálása az adott évre.
Egyéni vállalkozóként mi a különbség?
A lista nagy része ugyanúgy érvényes, de néhány ponton más a hangsúly.
Beszámolót nem kell készítenie, viszont a december 31-i állapot itt is számít: a pénztár, a kintlévőségek és a készlet rendezése ugyanúgy az évhez tartozik.
Az adózási formával viszont ne siessen el egy téves határidőt. Az átalányadózást nem decemberben kell választani, hanem a megelőző évről szóló szja-bevallásban, május 20-ig, és az a tárgyév január 1-jétől érvényes. Az áfát érintő nyilatkozatok, például az alanyi adómentesség választása viszont valóban december 31-hez kötöttek.
Amit gyakran elmulasztanak: az évközi költségszámlák összegyűjtését. Az a benzinszámla, ami februárban egy fiókban maradt, decemberben már nem kerül elő. Ha nincs havi rutinja a bizonylatátadásra, az év vége az utolsó alkalom, hogy a teljes évet átnézze.
Januártól tavaszig: a zárás menete
Az év vége után a munka nem áll meg, csak átalakul. Januárban jönnek az éves bevallások és a bérzárás, februárban a főkönyvi zárás és az egyeztetések, tavasszal a beszámoló összeállítása és elfogadása, majd letétbe helyezése és közzététele.
A beszámoló határideje a legtöbb cégnél az üzleti év fordulónapját követő ötödik hónap utolsó napja, naptári éves cégnél tehát május 31. Ez papíron soknak tűnik. A gyakorlatban a legtöbb csúszás nem a könyvelőn múlik, hanem azon, hogy egy hiányzó szerződés vagy egy nem egyeztetett folyószámla miatt áll a munka hetekig.
Egy tipp, ami a legtöbbet hozza
Kérjen a könyvelőjétől egy novemberi előzetes eredménykimutatást, és üljenek le rá egy órára. Nem a zárás miatt, hanem azért, hogy decemberben még legyen mit tenni.
A legtöbb elmaradt megtakarítás nem azért marad el, mert valaki nem ismerte a szabályt, hanem mert két hónappal később nézett rá a számokra, mint kellett volna.
Ha szeretné, hogy idén ez ne így legyen, foglaljon egy időpontot, és nézzük át együtt, hol tart a cége, amíg még számít.
