REFA controlling — hogyan találjon meg évente több millió forint elkerülhető költséget?

Egy 80 fős fémipari KKV ügyvezetője az éves zárás után azt mondta nekünk: „Nyereséges év volt, minden rendben." A pénzügyi kimutatás valóban nyereséget mutatott. Aztán termékcsoportonként szétbontottuk a tényleges költségeket: gépóra, közvetlen munkaerő, anyagveszteség, energia. Kiderült, hogy az egyik fő termékvonal éves szinten 14 millió forint veszteséget termelt. Csak addig nem látszott, amíg beleolvadt a többi termék nyereségébe.

Ez nem ritka helyzet. A legtöbb középvállalati pénzügyi jelentés vállalati szinten összegez: hogy melyik termék, melyik gyártósor vagy melyik megrendelés mennyit hoz vagy visz, az ritkán látszik ki belőle. A REFA-alapú controlling pontosan erre a vakfoltra világít rá.

Mi az a REFA controlling?

A REFA egy németországi munkatudományi módszertan, amelyet az 1920-as években dolgoztak ki a gyártási folyamatok mérésére és szervezésére. A REFA-alapú controlling ennek a számviteli oldala: a költségeket nem évente és főkönyvi számlán nézi, hanem folyamatonként, gépóránként, normaidőben.

Egy példa a kettő közötti különbségre. A hagyományos főkönyv azt mondja: „a gyártási rezsi idén 180 millió forint volt." A REFA-szemlélet azt mondja: „a 3-as megmunkálóközpont gépórabérlete átlagosan 5 200 forint, a B-termékvonal átállása termékváltáskor viszont 90 percet visz el, ez sorozatonként 7 800 forint rezsi-veszteség. Heti 12 átállással évi 4,8 millió forint."

A számok ott vannak a főkönyvben is. Csak addig nem mondanak semmit, amíg valaki össze nem köti őket a tényleges folyamatokkal.

Mit csinál máshogyan, mint a hagyományos pénzügyi controlling?

Három területen tér el lényegesen.

Költségobjektumok szintje. A pénzügyi controlling költséghelyenként vagy projektenként számol. A REFA controlling egy szinttel mélyebbre megy: termékenként, megmunkálási műveletenként, esetenként akár szerszámonként. Ettől válik láthatóvá, hogy melyik termék, melyik műszak, melyik gép a tényleges veszteségforrás.

Időalapú mérés. A REFA-módszertan a műveletekre normaidőt rendel. Ha a tervezett 8 perc helyett egy alkatrész gyártása valójában 11 percet vesz fel, az nem „kis hatékonysági probléma", hanem 37,5%-os túllépés, ami éves szinten forintban is kimutatható.

Folyamati ok-okozat. A pénzügyi controlling azt mondja: „a B-termékvonal nyeresége csökkent." A REFA controlling azt mondja: „a B-termékvonal nyeresége azért csökkent, mert a 2-es esztergagép selejtaránya 1,8%-ról 4,2%-ra emelkedett a múlt félévben, és ennek 70%-a egy konkrét szerszámcsere-mintázatra vezethető vissza." Erre már konkrét lépést lehet tenni.

Hol térül meg?

A leggyorsabb megtakarítás általában három helyen jelentkezik.

Az egyik a termékportfólió átvilágítása. Sok középvállalat évek óta gyárt olyan termékeket, amelyek valójában veszteségesek, csak a rezsi szétosztása elfedi. Termékszintű elemzés után jellemzően a kínálat 10–20 százalékát kell átárazni vagy kivezetni. Ez önmagában évi 5–25 millió forint az eredményben.

A másik a normaidők frissítése. A legtöbb cégnél ezek 5–10 évvel régebbiek a mostani gépeknél. Vagy felárral számolnak valamit, ami közben felgyorsult, és így drágábban adják a kelleténél; vagy alulszámolnak valamit, ami lelassult, és csendben veszítenek rajta. Az újramérés tipikusan 3–8 százalék gyártási költséget farag le.

A harmadik a beállítási és átállási idők. Ez a legnehezebben látható veszteség: a gép „forog" a kimutatásban, de valójában termékváltásra vár. Sok 50 fő feletti cégnél már önmagában az átállások mérése és csökkentése évi 5–15 millió forintot hoz.

Mi kell hozzá a vállalat oldaláról?

Három dolog. Egy termelési folyamatleírás, ami nem mindig van készen. Hozzáférés a tényleges gyártási adatokhoz: gépóra-naplók, anyagfelhasználás, selejtrögzítés. És egy döntéshozó, aki a kapott számok alapján tényleg hajlandó változtatni a portfólión vagy a gyártásszervezésen.

A REFA controlling önmagában nem csökkenti a költségeket. Megmutatja, hol a pénz. A megtakarítás onnan jön, hogy a vezetés a számok ismeretében más döntést hoz, mint addig.

Kinek éri meg elindulni?

Tapasztalatunk szerint 25 fő feletti, termelő vagy szerelő tevékenységet végző KKV-knál térül meg a leggyorsabban: az első év eredményjavítása általában többszöröse a bevezetés költségének. 100 fő felett pedig már komoly versenyelőny, főleg ott, ahol szoros az árképzés: autóipari beszállítás, fémipar, gépipar, szerszámgyártás.

Ha a cége rendszeresen ad árajánlatot összetett termékre vagy folyamatra, és nehéz megmondani, pontosan hol a fedezeti határ, érdemes egyetlen termékvonalon kezdeni egy REFA-elemzéssel. Két-három hét munka, és kiderül, mit hozhat a cég egészében.

A részletekről itt olvashat: REFA-alapú controlling szolgáltatásunk. Ha szívesen átnézne velünk egy konkrét termékvonalat, foglaljon egy konzultációt. Egy óra alatt kiderül, érdemes-e mélyebbre menni, és ha igen, hol kezdjük.