A könyvelőválasztás a legtöbb cégnél így zajlik: bekérnek két-három ajánlatot, összehasonlítják a havi díjat, és a legkedvezőbbet választják. Aztán másfél év múlva kiderül, hogy az olcsó ajánlat nem tartalmazta az éves beszámolót, a NAV-képviseletet külön számlázzák, és a szabadság alatt nincs kivel beszélni.
A díj összehasonlítása önmagában nem rossz. Csak kevés. Ez a cikk azt szedi össze, mit érdemes megkérdezni ahhoz, hogy tudja, kivel köt szerződést.
Miért nem elég az ár?
Mert a könyvelési ajánlatok nem ugyanazt tartalmazzák. Ugyanaz a havi összeg jelentheti a folyamatos könyvelést az áfabevallással együtt, és jelentheti csak a bizonylatok rögzítését.
A tájékoztató piaci díjsávokról külön írtunk. A lényeg, hogy a szám önmagában nem hasonlítható össze, amíg nem tudja, mi van mögötte. Ezért a kérdések fontosabbak, mint az árlista.
1. Mit tartalmaz a havi díj, és mi kerül külön?
Ez az egyetlen kérdés, ami a legtöbb kellemetlen meglepetést megelőzi. Kérje írásban a felsorolást.
A jellemzően külön díjas tételek: az éves beszámoló és a társasági adóbevallás, a bérszámfejtés, a cégmódosítás, az önellenőrzés, a NAV-képviselet és az eseti adótanácsadás. Egyik sem tisztességtelen, amíg előre tisztázzák. Az válik problémává, ami csak a számlán derül ki.
2. Ki fogja ténylegesen könyvelni a cégemet?
Nagyobb irodánál gyakran nem az az ember visz, akivel a tárgyaláson beszél. Ez nem baj, de jó tudni.
Kérdezze meg, ki lesz a felelős könyvelő, mennyi tapasztalata van, és kihez fordulhat, ha ő nem elérhető. A név ismerete önmagában javítja a kapcsolatot, mert a felelősség konkréttá válik.
3. Mi történik, ha a könyvelőm szabadságra megy vagy megbetegszik?
Egyszemélyes könyvelőnél a válasz rendszerint az, hogy vár. Ha közben áfabevallási határidő van, az az Ön problémája lesz.
Az irodánál a helyettesítés a szolgáltatás része. Kérdezzen rá, hogyan működik: van-e olyan kolléga, aki ismeri az ügyfelet, vagy csak formálisan van kijelölve valaki.
4. Van felelősségbiztosításuk?
Ha egy hibás bevallás miatt bírság keletkezik, a kérdés az, ki állja. A könyvelői felelősségbiztosítás pontosan erre való.
Kérdezze meg, van-e, és mire terjed ki. A válasz elhárítása önmagában is információ.
5. Milyen rendszerben dolgoznak, és mit látok belőle?
Ez határozza meg a napi együttműködést. Hogyan adja át a bizonylatokat: papíron, e-mailben, vagy van ügyfélportál? Lát-e valamit menet közben, vagy csak a bevallás előtt kap jelzést?
Ha van saját számlázója vagy ERP-rendszere, kérdezze meg, össze tudják-e kötni. Az SAP vagy más rendszerben végzett könyvelés külön szakértelem, és nem minden iroda vállalja.
6. Meddig tart a válaszidő?
Ez az a pont, amiről a legtöbb együttműködés elromlik, és amit szinte soha nem beszélnek meg előre.
Nem kell azonnali választ várni. Kérjen viszont egy vállalást: egy sürgős kérdésre egy munkanapon belül, egy összetettebbre néhány napon belül. Ha erre nincs válasz, valószínűleg később sem lesz.
7. Kap-e a bevalláson túl bármit?
A könyvelés minimuma a bevallás határidőre. A különbség ott kezdődik, hogy szól-e valaki előre.
Kérdezze meg, kap-e évközi tájékoztatást a várható adóról, szólnak-e, ha egy döntés adózási következménnyel jár, és van-e évente egy alkalom, amikor átbeszélik az adónemet. Az adótanácsadás nem minden cégnek kell folyamatosan, de az évi egy átnézés a legtöbb helyen megtérül.
8. Ki fér hozzá a NAV-ügyeimhez, és mi történik, ha elválunk?
A meghatalmazások és a cégkapus hozzáférések kényes pontok. Tisztázza, milyen jogosultságot kap a könyvelő, és mi történik ezekkel, ha egyszer véget ér az együttműködés.
Kérdezzen rá arra is, hogyan zajlik az átadás. Egy korrekt iroda az adatátadást természetesnek veszi. Ha ezen a kérdésen feszültté válik a beszélgetés, az önmagában válasz.
Amit érdemes ellenőrizni a beszélgetés előtt
Néhány dolog nyilvános, és öt perc alatt megnézhető: mióta működik a cég, van-e valós székhelye és elérhetősége, van-e szakmai regisztrációja, és mit írnak róla mások. Az sem mindegy, van-e a témában publikált tartalma, mert az mutatja, milyen mélyen érti a szakmát.
A piros zászlók
- Ár azonnal, kérdések nélkül. Aki a cég ismerete nélkül mond díjat, az vagy túlszámláz, vagy alultervez.
- Minden „belefér". A korrekt ajánlat megmondja, mi nincs benne.
- Nincs írásos szerződés. A szóbeli megállapodás vita esetén semmit nem ér.
- Garantált adómegtakarítás. Felelősen ilyet senki nem ígérhet.
- Nem kérdez vissza. Aki nem kérdez a tevékenységéről és a bizonylatszámról, az nem tudja felmérni a munkát.
A váltásról
Ha most nem elégedett, a váltás bármikor lehetséges, nem csak év végén. Arról, hogy mikor éri meg és hogyan zajlik, külön cikkben írtunk.
Végül
A könyvelő éveken át fogja ismerni a cég számait, a döntéseit és a gyengeségeit. Ez bizalmi kapcsolat, és a bizalom nem árazható be egy táblázatban.
Ha ezt a nyolc kérdést felteszi, a beszélgetés végén tudni fogja, kivel dolgozna. Nálunk ez egy 30 perces felméréssel kezdődik, ahol egyébként mi is kérdezünk: enélkül nem lehet felelős ajánlatot adni.
